POLÍTICA DE USO DE IMAGEN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL PORTAL DE EVENTOS
1. Responsable del tratamiento
Phoenix Sports Group S.A.C., identificada con RUC N.º 20613476009, con domicilio en Calle Grimaldo del Solar N.º 428, Miraflores, Lima, Perú, que opera comercialmente bajo la marca Phoenix Fitness Center, en adelante “Phoenix”, es responsable del tratamiento de las imágenes y demás datos personales gestionados mediante el Portal de Eventos Phoenix.
Para consultas, revocación del consentimiento o ejercicio de derechos, el titular puede comunicarse al correo electrónico servicioalcliente@phoenix-fitness.fit o presentar su solicitud en el domicilio indicado.
Esta política complementa la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Phoenix.
2. Marco normativo
Esta política se rige principalmente por:
- La Constitución Política del Perú, especialmente el derecho a la intimidad, al honor, a la voz y a la propia imagen.
- La Ley N.º 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
- El Reglamento de la Ley N.º 29733, aprobado por Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS.
- El artículo 15 del Código Civil peruano, relativo al derecho a la imagen y a la voz.Las disposiciones, directivas y pronunciamientos emitidos por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
3. Alcance
Esta política se aplica a la captación, selección, almacenamiento, visualización, publicación, descarga y retiro de fotografías tomadas durante eventos organizados, patrocinados, cubiertos o difundidos por Phoenix.
También se aplica al tratamiento de los datos utilizados para validar asistentes, registrar consentimientos, acreditar descargas, administrar la visibilidad de las fotografías y atender solicitudes de retiro de imagen.
4. Naturaleza de la imagen como dato personal
La fotografía, imagen y voz de una persona constituyen datos personales cuando permiten identificarla o hacerla identificable.
Phoenix no utiliza las fotografías del Portal de Eventos para realizar reconocimiento facial, identificación biométrica, creación de plantillas faciales, perfilamiento de personas ni inferencias sobre su salud, origen étnico, comportamiento o condición física.
La plataforma no busca automáticamente a una persona dentro de las fotografías.
El acceso a las galerías que contienen las imágenes no son de acceso público. Para ingresar a revisar su contenido es necesario ingresar con un correo, previamente, validado y el ingreso del número del DNI en caso corresponda.
5. Datos personales tratados
Dependiendo del evento y de la interacción realizada, Phoenix puede tratar los siguientes datos:
- Imagen y/o video captadas durante el evento.
- Nombre completo.
- Correo electrónico.
- DNI u otro número de documento, cuando sea requerido o proporcionado.
- Evento al que asistió la persona.
- Evidencia de las imágenes y/o videos visualizados o descargados en la galería.
- Fecha y hora de cada descarga.
- Dirección IP y datos técnicos básicos del navegador o dispositivo desde donde se accede a la galería.
En caso, el titular del dato presente una solicitud de derechos ARCO:
- Motivo y declaración presentados en una solicitud de retiro de imagen.
- Estado y resultado de la solicitud de retiro.
- Registros de habilitación, revocación de acceso y cambios de visibilidad de las fotografías.
Phoenix no solicita contraseñas ni acceso a la cuenta Microsoft del usuario.
6. Origen de los datos
En el marco de nuestros eventos públicos o institucionales, la difusión de imágenes y voces que permitan identificar a los asistentes requiere de su consentimiento previo, libre, expreso e informado. No obstante, de acuerdo con la Opinión Consultiva N° 012-2025-DGTAIPD y la normativa de protección de datos personales aplicable, consideraremos que usted nos otorga su consentimiento expreso e inequívoco cuando su conducta en el evento evidencie de manera indubitable y sin lugar a dudas que acepta la captura y uso de su imagen y/o voz.
Específicamente, se entenderá que existe una manifestación de voluntad indubitable a través de su conducta cuando usted realice actos materiales tales como:
- Posar activamente frente a nuestras cámaras o personal de registro fotográfico o de video.
- Permanecer voluntariamente al lado de una persona que está siendo entrevistada o grabada, dirigiendo su mirada o atención de forma consciente hacia el lente.
- Interactuar o dirigir comentarios directamente hacia la persona que se encuentra grabando el evento.
En estos supuestos, se considera que, de no estar de acuerdo con el tratamiento de su imagen o voz, su conducta habría sido necesariamente otra (por ejemplo, apartarse de la toma o manifestar su disconformidad). Si decide no brindar su consentimiento, implementaremos, cuando sea posible y técnicamente viable, el uso de máscaras de privacidad (como el difuminado del rostro) para evitar que sea identificable, o respetaremos su espacio fuera del rango de captura.
Adicionalmente, la autorización para el tratamiento de datos personales como la imagen y voz puede ser obtenida a través de la autorización directamente del titular del dato.
Los datos serán incorporados al banco de datos personales denominado “Usuarios y Asistentes del Portal de Eventos Phoenix”, de titularidad de Phoenix Sports Group S.A.C.
8. Finalidades del tratamiento
Phoenix tratará los datos personales para:
- Documentar y conservar memoria de sus eventos.
- Crear y administrar galerías fotográficas.
- Seleccionar las fotografías que pueden mostrarse públicamente o exclusivamente a asistentes validados.
- Comprobar que una persona pertenece a la lista de asistentes.
- Conceder acceso temporal a las fotografías habilitadas para asistentes.
- Permitir la descarga de fotografías en eventos cerrados.
- Registrar las fotografías descargadas y mantener trazabilidad de la operación.
- Administrar la publicación, ocultamiento y retiro de fotografías.
- Atender solicitudes relacionadas con el derecho a la imagen y los derechos sobre datos personales.
- Prevenir accesos no autorizados, fraudes, abusos y problemas de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
- Conservar evidencia necesaria para atender reclamos o defender derechos de Phoenix o de los titulares.
9. Funcionamiento de las galerías
9.1. Eventos abiertos
En los eventos abiertos, cualquier visitante puede visualizar únicamente las fotografías que Phoenix haya clasificado como públicas.
Estas fotografías pueden mostrarse en tamaño ampliado y con la marca de agua de Phoenix. La descarga del archivo original no está habilitada.
9.2. Eventos cerrados
Para acceder a las fotografías habilitadas en la galería dispuesta exclusivamente para asistentes, la persona deberá:
- Ingresar su correo electrónico.
- Ingresar su DNI o documento cuando el evento lo haya establecido como obligatorio.
- Encontrarse en la lista de asistentes.
- No tener el acceso revocado.
- Haber leído esta Política de Privacidad.
Una vez validado, el usuario podrá visualizar las fotografías habilitadas para los asistentes del evento y descargar los archivos autorizados.
El acceso tendrá una duración máxima de sesenta (60) minutos. Después de dicho plazo deberá realizarse una nueva validación.
9.3. Aceptaciones previas
Phoenix podrá registrar que un asistente aceptó previamente el uso de su imagen, por ejemplo, mediante su contrato, plan, inscripción o formulario del evento.
Si la autorización previa no comprende la publicación de imágenes, el acceso a la galería, las descargas o la incorporación de fotografías a la galería pública, deberá solicitarse una nueva aceptación.
10. Publicación posterior a una descarga
Cuando un asistente validado descarga una fotografía habilitada donde aparece su propia imagen, la plataforma registra la descarga y puede cambiar su visibilidad para incorporarla a la galería pública con la marca de agua de Phoenix.
La descarga o aceptación realizada por una persona solo produce efectos respecto de su propia imagen. No constituye una autorización para publicar la imagen de terceros que aparezcan en la misma fotografía.
11. Datos obligatorios, facultativos y consecuencias
El correo electrónico es obligatorio para validar el acceso a un evento cerrado.
El DNI o documento puede ser obligatorio o facultativo, según la configuración de cada evento.
Si el titular no proporciona los datos obligatorios o no otorga el consentimiento requerido:
- No podrá acceder a la galería restringida.
- No podrá descargar fotografías.
- Podrá seguir visualizando las fotografías clasificadas como públicas.
- La negativa no afectará su membresía, participación en el evento u otros servicios contratados, salvo que el tratamiento sea indispensable para prestar una funcionalidad específicamente solicitada.
Para solicitar el retiro de una fotografía serán obligatorios el nombre completo, correo electrónico, motivo de la solicitud y declaración de legitimidad. El documento de identidad será facultativo inicialmente, sin perjuicio de que Phoenix pueda solicitar información adicional razonable para comprobar la identidad o representación del solicitante.
12. Validación automatizada
La plataforma compara automáticamente el correo electrónico registrado por el cliente y, cuando corresponda, el documento ingresado de la lista de asistentes.
Esta comparación tiene como única consecuencia conceder o denegar temporalmente el acceso a la galería cerrada. No se utiliza para elaborar perfiles, evaluar el comportamiento de la persona ni adoptar decisiones comerciales.
Si una persona considera que el acceso fue denegado incorrectamente, puede solicitar una revisión a servicioalcliente@phoenix-fitness.fit.
13. Destinatarios y acceso a las imágenes
Pueden acceder a los datos:
- Personal autorizado de Phoenix encargado de comunicación, eventos, atención al cliente, seguridad, tecnología y cumplimiento.
- Proveedores que actúen por encargo de Phoenix para hosting, almacenamiento, correo, seguridad, soporte y mantenimiento.
- Microsoft y sus proveedores o subencargados, en relación con Microsoft 365 y SharePoint.
- Organizadores o proveedores del evento, únicamente cuando sea necesario y exista una base jurídica válida.
- Autoridades administrativas, judiciales o policiales, cuando exista una obligación o requerimiento legal.
- Visitantes de internet, respecto de fotografías expresamente clasificadas como públicas.
- Asistentes validados, respecto de fotografías habilitadas para la galería cerrada.
Las fotografías públicas pueden ser vistas desde internet. La marca de agua y las restricciones técnicas reducen ciertos usos no autorizados, pero no pueden impedir completamente capturas de pantalla, copias o acciones realizadas por terceros.
14. SharePoint, proveedores tecnológicos y transferencias
Los archivos originales se almacenan en el SharePoint corporativo de Phoenix dentro del ecosistema Microsoft 365.
El Portal de Eventos consulta SharePoint mediante una conexión privada de aplicación. Las vistas previas se muestran de forma optimizada y las descargas se habilitan mediante autorizaciones o enlaces temporales de corta duración.
Los datos de validación, consentimientos, descargas y solicitudes de retiro se almacenan en la infraestructura tecnológica administrada por Phoenix.
Microsoft, el proveedor de hosting y sus subencargados pueden procesar información desde infraestructura ubicada fuera del Perú. Cuando ello constituya un flujo transfronterizo, Phoenix adoptará las garantías contractuales, organizativas y legales aplicables y realizará las comunicaciones o inscripciones exigidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
Los proveedores no adquieren titularidad sobre las fotografías ni pueden utilizarlas para finalidades propias incompatibles con las instrucciones de Phoenix.
PHOENIX ha implementado prácticas y procedimientos de seguridad razonables que se ajustan a las normas aceptadas nacional e internacionalmente para la seguridad y protección de la información. Estas prácticas y procedimientos incluyen medidas de control de seguridad directivas, técnicas, operativas y físicas acordes con la naturaleza de la información recopilada y procesada.
16. Conservación
Las fotografías se conservarán mientras la galería correspondiente permanezca activa, mientras exista una autorización válida o mientras sean necesarias para documentar el evento y atender obligaciones legítimas.
Las listas de asistentes se conservarán mientras resulte necesario validar el acceso a la galería.
Las evidencias de consentimiento, descargas, revocaciones y solicitudes de retiro podrán conservarse después del cierre del evento durante el plazo necesario para acreditar el cumplimiento de obligaciones, atender reclamos y ejercer o defender derechos dentro de los plazos legales aplicables.
Cuando los datos dejen de ser necesarios, serán eliminados, anonimizados o bloqueados, según corresponda. Phoenix no conservará datos personales de forma indefinida sin una finalidad o justificación legal.
17. Descarga y uso por parte de los asistentes
La descarga de una fotografía se concede para fines personales y no comerciales.
El usuario que descargue una imagen deberá:
- Respetar el derecho a la imagen, intimidad, honor y reputación de las demás personas.
- No utilizarla de manera ilícita, discriminatoria, denigrante o engañosa.
- No venderla ni explotarla comercialmente sin las autorizaciones correspondientes.
- No atribuir a terceros conductas o declaraciones que no hayan realizado.
- Obtener autorización antes de volver a publicar una fotografía cuando aparezcan otras personas identificables.
- Adoptar especial cuidado cuando aparezcan niños, niñas o adolescentes.
Phoenix no autoriza al usuario a disponer de la imagen de terceros por el solo hecho de haber descargado el archivo.
18. Niños, niñas y adolescentes
Phoenix aplicará una protección reforzada cuando las fotografías incluyan niños, niñas o adolescentes, teniendo en cuenta su interés superior.
Cuando corresponda, el tratamiento y publicación requerirán la autorización de quien ejerza la patria potestad o tutela. Para mayores de catorce y menores de dieciocho años se considerará también su capacidad y se proporcionará información comprensible y adecuada a su edad.
Phoenix no publicará imágenes de menores que puedan afectar su dignidad, seguridad, intimidad, honor o desarrollo, aun cuando exista una autorización.
Si Phoenix no puede comprobar adecuadamente la autorización o representación, la fotografía deberá mantenerse restringida u ocultarse.
19. Solicitud de retiro de una fotografía
El Portal de Eventos permite solicitar el retiro desde la visualización ampliada de una fotografía.
El solicitante deberá declarar que aparece en la fotografía o que cuenta con facultades para representar a la persona afectada.
Al recibirse la solicitud:
- La fotografía será ocultada preventivamente del portal.
- Phoenix registrará un código de solicitud.
- Personal autorizado evaluará la identidad, representación y motivo presentado.
- Si la solicitud es aceptada, la fotografía permanecerá oculta.
- Si la solicitud es rechazada de manera justificada, podrá restablecerse su visibilidad anterior.
- Phoenix conservará evidencia de la solicitud y de la decisión adoptada.
20. Derechos del titular
Para ejercer los derechos de acceso (incluido el derecho de portabilidad), rectificación, oposición, cancelación, revocación y demás derechos consagrados en la Ley y su Reglamento, se puede dirigir un mensaje a este correo y/o dirección:Las solicitudes servicioalcliente@phoenix-fitness.fit o presentarse en Calle Grimaldo del Solar N.º 346, Miraflores, Lima, Perú.
Si el titular considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, puede recurrir ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales o ejercer las acciones judiciales correspondientes.
21. Cambios de la política
Phoenix puede actualizar esta política para adecuarla a cambios legales, operativos o tecnológicos.
Cada versión será identificada mediante su fecha, contenido y huella digital de integridad.
Cuando una modificación afecte las finalidades, destinatarios, condiciones de publicación o alcance del consentimiento, Phoenix solicitará una nueva aceptación antes de conceder acceso a la galería restringida o permitir nuevas descargas.
24. Declaración de consentimiento
Al marcar la casilla correspondiente, el titular declara que:
- Ha leído y comprendido esta política.
- Conoce qué datos serán tratados y para qué finalidades.
- Autoriza el tratamiento de su imagen y sus datos personales en los términos informados.
- Comprende las condiciones de acceso, visualización y descarga.
- Conoce que determinadas fotografías pueden incorporarse a la galería pública con la marca de agua de Phoenix, siempre que exista base jurídica suficiente para todas las personas identificables.
- Conoce los mecanismos para revocar su consentimiento, solicitar el retiro de una fotografía y ejercer sus derechos.