POLÍTICA DE USO DE IMAGEN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL PORTAL DE EVENTOS

Versión: 2026-08-16
Última actualización: 16 de agosto de 2026

1. Responsable del tratamiento

Phoenix Sports Group S.A.C., identificada con RUC N.º 20613476009, con domicilio en Calle Grimaldo del Solar N.º 428, Miraflores, Lima, Perú, que opera comercialmente bajo la marca Phoenix Fitness Center, en adelante “Phoenix”, es responsable del tratamiento de las imágenes y demás datos personales gestionados mediante el Portal de Eventos Phoenix.

Para consultas, revocación del consentimiento o ejercicio de derechos, el titular puede comunicarse al correo electrónico servicioalcliente@phoenix-fitness.fit o presentar su solicitud en el domicilio indicado.

Esta política complementa la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Phoenix.

2. Marco normativo

Esta política se rige principalmente por:

La Constitución Política del Perú, especialmente el derecho a la intimidad, al honor, a la voz y a la propia imagen.
La Ley N.º 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
El Reglamento de la Ley N.º 29733, aprobado por Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS.
El artículo 15 del Código Civil peruano, relativo al derecho a la imagen y a la voz.
La Ley N.º 27337, Código de los Niños y Adolescentes, y sus modificatorias.
Las disposiciones, directivas y pronunciamientos emitidos por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

3. Alcance

Esta política se aplica a la captación, selección, almacenamiento, visualización, publicación, descarga y retiro de fotografías tomadas durante eventos organizados, patrocinados, cubiertos o difundidos por Phoenix.

También se aplica al tratamiento de los datos utilizados para validar asistentes, registrar consentimientos, acreditar descargas, administrar la visibilidad de las fotografías y atender solicitudes de retiro de imagen.

4. Naturaleza de la imagen como dato personal

La fotografía, imagen y voz de una persona constituyen datos personales cuando permiten identificarla o hacerla identificable.

Phoenix no utiliza las fotografías del Portal de Eventos para realizar reconocimiento facial, identificación biométrica, creación de plantillas faciales, perfilamiento de personas ni inferencias sobre su salud, origen étnico, comportamiento o condición física.

La plataforma no busca automáticamente a una persona dentro de las fotografías. El acceso a las galerías cerradas se realiza mediante la validación del correo electrónico y, cuando corresponda, del documento de identidad incluido en la lista del evento.

5. Datos personales tratados

Dependiendo del evento y de la interacción realizada, Phoenix puede tratar los siguientes datos:

Fotografías captadas durante el evento.
Nombre completo, cuando sea proporcionado para una solicitud de retiro.
Correo electrónico.
DNI u otro número de documento, cuando sea requerido o proporcionado.
Evento al que asistió la persona.
Condición de aceptación previa o posterior de esta política.
Versión y contenido de la política aceptada.
Fecha y hora de la aceptación.
Fotografías visualizadas o descargadas.
Identificador y nombre técnico del archivo descargado.
Fecha y hora de cada descarga.
Dirección IP y datos técnicos básicos del navegador o dispositivo.
Motivo y declaración presentados en una solicitud de retiro de imagen.
Estado y resultado de la solicitud de retiro.
Registros de habilitación, revocación de acceso y cambios de visibilidad de las fotografías.

Phoenix no solicita contraseñas ni acceso a la cuenta Microsoft del usuario.

6. Origen de los datos

Los datos pueden ser obtenidos:

Directamente del titular, cuando completa el formulario de acceso, acepta esta política o solicita el retiro de una fotografía.
Durante la cobertura fotográfica del evento.
De la información proporcionada por el organizador del evento.
De registros de inscripción, membresía, contratación o asistencia gestionados por Phoenix.
De listas de asistentes cargadas por personal autorizado de Phoenix.

Cuando la lista haya sido proporcionada por un organizador o se origine en una relación contractual previa, el titular podrá solicitar información sobre su procedencia.

7. Banco de datos personales

Los datos serán incorporados al banco de datos personales denominado “Usuarios y Asistentes del Portal de Eventos Phoenix”, de titularidad de Phoenix Sports Group S.A.C., sin perjuicio de que los archivos fotográficos originales se mantengan dentro del SharePoint corporativo de Phoenix.

Phoenix deberá mantener actualizada la inscripción de sus bancos de datos personales y, cuando corresponda, de sus flujos transfronterizos ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

8. Finalidades del tratamiento

Phoenix tratará los datos personales para:

Documentar y conservar memoria de sus eventos.
Crear y administrar galerías fotográficas.
Seleccionar las fotografías que pueden mostrarse públicamente o exclusivamente a asistentes validados.
Comprobar que una persona pertenece a la lista de asistentes.
Registrar y conservar evidencia de la aceptación de esta política.
Conceder acceso temporal a las fotografías habilitadas para asistentes.
Permitir la descarga de fotografías en eventos cerrados.
Registrar las fotografías descargadas y mantener trazabilidad de la operación.
Mostrar vistas previas con la marca de agua de Phoenix.
Administrar la publicación, ocultamiento y retiro de fotografías.
Atender solicitudes relacionadas con el derecho a la imagen y los derechos sobre datos personales.
Prevenir accesos no autorizados, fraudes, abusos y problemas de seguridad.
Cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
Conservar evidencia necesaria para atender reclamos o defender derechos de Phoenix o de los titulares.

Los datos recopilados mediante el Portal de Eventos no serán utilizados para publicidad, prospección comercial o envío de promociones, salvo que se solicite un consentimiento separado.

9. Funcionamiento de las galerías

9.1. Eventos abiertos

En los eventos abiertos, cualquier visitante puede visualizar únicamente las fotografías que Phoenix haya clasificado como públicas.

Estas fotografías pueden mostrarse en tamaño ampliado y con la marca de agua de Phoenix. La descarga del archivo original no está habilitada.

Phoenix debe contar con una autorización válida de las personas identificables o con otra base jurídica permitida antes de mantener públicamente una fotografía.

9.2. Eventos cerrados

Antes de la validación del asistente, cualquier visitante solo podrá visualizar las fotografías clasificadas como públicas.

Para acceder a las fotografías habilitadas exclusivamente para asistentes, la persona deberá:

Ingresar su correo electrónico.
Ingresar su DNI o documento cuando el evento lo haya establecido como obligatorio.
Encontrarse en la lista de asistentes.
No tener el acceso revocado.
Haber aceptado la versión vigente de esta política o contar con una aceptación previa válida y documentada.

Una vez validado, el usuario podrá visualizar las fotografías habilitadas para los asistentes del evento y descargar los archivos autorizados.

El acceso tendrá una duración máxima de sesenta (60) minutos. Después de dicho plazo deberá realizarse una nueva validación.

9.3. Aceptaciones previas

Phoenix podrá registrar que un asistente aceptó previamente el uso de su imagen, por ejemplo, mediante su contrato, plan, inscripción o formulario del evento.

Una aceptación previa solo será considerada válida cuando Phoenix pueda acreditar que fue libre, previa, expresa, informada e inequívoca, y que comprende las mismas finalidades descritas en esta política.

Si la autorización previa no comprende la publicación de imágenes, el acceso a la galería, las descargas o la incorporación de fotografías a la galería pública, deberá solicitarse una nueva aceptación.

10. Publicación posterior a una descarga

Cuando un asistente validado descarga una fotografía habilitada, la plataforma registra la descarga y puede cambiar su visibilidad para incorporarla a la galería pública con la marca de agua de Phoenix.

La descarga o aceptación realizada por una persona solo produce efectos respecto de su propia imagen. No constituye una autorización para publicar la imagen de terceros que aparezcan en la misma fotografía.

Por ello, Phoenix únicamente deberá mantener públicamente una fotografía cuando haya verificado que cuenta con una base jurídica suficiente respecto de todas las personas identificables o cuando resulte aplicable alguna excepción reconocida por la legislación peruana.

Si Phoenix no puede acreditar dicha base, la fotografía deberá permanecer restringida u ocultarse.

11. Consentimiento y derecho a la imagen

Cuando sea necesario, Phoenix solicitará el consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco del titular.

La aceptación digital quedará asociada a:

La identidad validada del asistente.
El evento correspondiente.
La versión y contenido de la política.
Una huella digital de integridad del documento.
La fecha y hora de aceptación.
La dirección IP y datos técnicos del navegador.
Las descargas realizadas durante el acceso autorizado.

La autorización permite a Phoenix tratar la imagen únicamente para las finalidades descritas en esta política. No transfiere la titularidad de la imagen, los derechos de la personalidad ni los derechos de autor que correspondan.

La participación en un evento no implica por sí sola una autorización ilimitada para utilizar públicamente la imagen de una persona.

12. Datos obligatorios, facultativos y consecuencias

El correo electrónico es obligatorio para validar el acceso a un evento cerrado.

El DNI o documento puede ser obligatorio o facultativo, según la configuración de cada evento.

La aceptación de esta política será obligatoria cuando Phoenix no cuente con una autorización previa válida para las mismas finalidades.

Si el titular no proporciona los datos obligatorios o no otorga el consentimiento requerido:

No podrá acceder a la galería restringida.
No podrá descargar fotografías.
Podrá seguir visualizando las fotografías clasificadas como públicas.
La negativa no afectará su membresía, participación en el evento u otros servicios contratados, salvo que el tratamiento sea indispensable para prestar una funcionalidad específicamente solicitada.

Para solicitar el retiro de una fotografía serán obligatorios el nombre completo, correo electrónico, motivo de la solicitud y declaración de legitimidad. El documento de identidad será facultativo inicialmente, sin perjuicio de que Phoenix pueda solicitar información adicional razonable para comprobar la identidad o representación del solicitante.

13. Validación automatizada

La plataforma compara automáticamente el correo electrónico normalizado y, cuando corresponda, el documento ingresado con índices criptográficos derivados de la lista de asistentes.

Esta comparación tiene como única consecuencia conceder o denegar temporalmente el acceso a la galería cerrada. No se utiliza para elaborar perfiles, evaluar el comportamiento de la persona ni adoptar decisiones comerciales.

Si una persona considera que el acceso fue denegado incorrectamente, puede solicitar una revisión a servicioalcliente@phoenix-fitness.fit.

14. Destinatarios y acceso a las imágenes

Pueden acceder a los datos:

Personal autorizado de Phoenix encargado de comunicación, eventos, atención al cliente, seguridad, tecnología y cumplimiento.
Proveedores que actúen por encargo de Phoenix para hosting, almacenamiento, correo, seguridad, soporte y mantenimiento.
Microsoft y sus proveedores o subencargados, en relación con Microsoft 365 y SharePoint.
Organizadores o proveedores del evento, únicamente cuando sea necesario y exista una base jurídica válida.
Autoridades administrativas, judiciales o policiales, cuando exista una obligación o requerimiento legal.
Visitantes de internet, respecto de fotografías expresamente clasificadas como públicas.
Asistentes validados, respecto de fotografías habilitadas para la galería cerrada.

Las fotografías públicas pueden ser vistas desde internet. La marca de agua y las restricciones técnicas reducen ciertos usos no autorizados, pero no pueden impedir completamente capturas de pantalla, copias o acciones realizadas por terceros.

15. SharePoint, proveedores tecnológicos y transferencias

Los archivos originales se almacenan en el SharePoint corporativo de Phoenix dentro del ecosistema Microsoft 365.

El Portal de Eventos consulta SharePoint mediante una conexión privada de aplicación. Las vistas previas se muestran de forma optimizada y las descargas se habilitan mediante autorizaciones o enlaces temporales de corta duración.

Los datos de validación, consentimientos, descargas y solicitudes de retiro se almacenan en la infraestructura tecnológica administrada por Phoenix.

Microsoft, el proveedor de hosting y sus subencargados pueden procesar información desde infraestructura ubicada fuera del Perú. Cuando ello constituya un flujo transfronterizo, Phoenix adoptará las garantías contractuales, organizativas y legales aplicables y realizará las comunicaciones o inscripciones exigidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

Los proveedores no adquieren titularidad sobre las fotografías ni pueden utilizarlas para finalidades propias incompatibles con las instrucciones de Phoenix.

16. Medidas de seguridad

Phoenix aplica medidas razonables y proporcionales, entre ellas:

Cifrado de correos electrónicos, documentos de identidad, datos de consentimiento, direcciones IP y datos de solicitudes de retiro.
Índices criptográficos para verificar asistentes sin realizar búsquedas directas sobre los datos legibles.
Acceso administrativo restringido.
Registro de consentimientos, descargas y cambios de visibilidad.
Sesiones temporales de acceso.
Enlaces de descarga temporales.
Separación entre los archivos originales y las vistas previas.
Marca de agua en fotografías públicas.
Ocultamiento preventivo de fotografías sujetas a una solicitud de retiro.
Copias de seguridad y mecanismos de recuperación.
Controles para prevenir accesos no autorizados.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Cuando ocurra un incidente que deba comunicarse conforme a la legislación, Phoenix realizará las notificaciones correspondientes a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y a los titulares afectados.

17. Conservación

Las fotografías se conservarán mientras la galería correspondiente permanezca activa, mientras exista una autorización válida o mientras sean necesarias para documentar el evento y atender obligaciones legítimas.

Las listas de asistentes se conservarán mientras resulte necesario validar el acceso a la galería.

Las evidencias de consentimiento, descargas, revocaciones y solicitudes de retiro podrán conservarse después del cierre del evento durante el plazo necesario para acreditar el cumplimiento de obligaciones, atender reclamos y ejercer o defender derechos dentro de los plazos legales aplicables.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, serán eliminados, anonimizados o bloqueados, según corresponda. Phoenix no conservará datos personales de forma indefinida sin una finalidad o justificación legal.

18. Descarga y uso por parte de los asistentes

La descarga de una fotografía se concede para fines personales y no comerciales.

El usuario que descargue una imagen deberá:

Respetar el derecho a la imagen, intimidad, honor y reputación de las demás personas.
No utilizarla de manera ilícita, discriminatoria, denigrante o engañosa.
No venderla ni explotarla comercialmente sin las autorizaciones correspondientes.
No atribuir a terceros conductas o declaraciones que no hayan realizado.
Obtener autorización antes de volver a publicar una fotografía cuando aparezcan otras personas identificables.
Adoptar especial cuidado cuando aparezcan niños, niñas o adolescentes.

Phoenix no autoriza al usuario a disponer de la imagen de terceros por el solo hecho de haber descargado el archivo.

19. Niños, niñas y adolescentes

Phoenix aplicará una protección reforzada cuando las fotografías incluyan niños, niñas o adolescentes, teniendo en cuenta su interés superior.

Cuando corresponda, el tratamiento y publicación requerirán la autorización de quien ejerza la patria potestad o tutela. Para mayores de catorce y menores de dieciocho años se considerará también su capacidad y se proporcionará información comprensible y adecuada a su edad.

Phoenix no publicará imágenes de menores que puedan afectar su dignidad, seguridad, intimidad, honor o desarrollo, aun cuando exista una autorización.

Si Phoenix no puede comprobar adecuadamente la autorización o representación, la fotografía deberá mantenerse restringida u ocultarse.

20. Revocación del acceso y consentimiento

El titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento, sin necesidad de expresar una causa.

La revocación:

No tiene efectos retroactivos sobre tratamientos realizados lícitamente antes de su atención.
Puede dar lugar al retiro de la imagen de las galerías administradas por Phoenix.
Puede ocasionar la revocación del acceso del asistente.
No permite recuperar copias que hayan sido descargadas legítimamente por terceros antes del retiro.
No impide conservar evidencia mínima cuando sea necesaria para acreditar la atención de la solicitud o cumplir una obligación legal.

Phoenix deberá facilitar un mecanismo gratuito y no más complejo que el utilizado para otorgar el consentimiento.

21. Solicitud de retiro de una fotografía

El Portal de Eventos permite solicitar el retiro desde la visualización ampliada de una fotografía.

El solicitante deberá declarar que aparece en la fotografía o que cuenta con facultades para representar a la persona afectada.

Al recibirse la solicitud:

La fotografía será ocultada preventivamente del portal.
Phoenix registrará un código de solicitud.
Personal autorizado evaluará la identidad, representación y motivo presentado.
Si la solicitud es aceptada, la fotografía permanecerá oculta.
Si la solicitud es rechazada de manera justificada, podrá restablecerse su visibilidad anterior.
Phoenix conservará evidencia de la solicitud y de la decisión adoptada.

El retiro del portal no implica necesariamente la eliminación inmediata del archivo original de SharePoint. Si el titular solicita también la cancelación o supresión del dato, Phoenix evaluará el pedido conforme a la legislación y a las obligaciones de conservación aplicables.

22. Derechos del titular

El titular puede ejercer gratuitamente los derechos de:

Información.
Acceso.
Rectificación y actualización.
Cancelación o supresión.
Oposición.
Revocación del consentimiento.
Portabilidad, cuando resulte legal y técnicamente aplicable.
Revisión de tratamientos o decisiones automatizadas.

La solicitud deberá incluir:

Nombres y apellidos.
Medio para recibir la respuesta.
Petición concreta.
Evento y fotografía involucrados, cuando corresponda.
Documento o información razonablemente necesaria para comprobar la identidad.
Poder o acreditación de representación, si actúa por otra persona.

Las solicitudes pueden enviarse a servicioalcliente@phoenix-fitness.fit o presentarse en Calle Grimaldo del Solar N.º 428, Miraflores, Lima, Perú.

Los plazos máximos legales de respuesta son:

Ocho días para el derecho de información.
Veinte días para el derecho de acceso.
Diez días para rectificación, cancelación u oposición.

Estos plazos se computan y pueden modificarse conforme a las reglas establecidas en la legislación vigente.

Si el titular considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, puede recurrir ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales o ejercer las acciones judiciales correspondientes.

23. Cambios de la política

Phoenix puede actualizar esta política para adecuarla a cambios legales, operativos o tecnológicos.

Cada versión será identificada mediante su fecha, contenido y huella digital de integridad.

Cuando una modificación afecte las finalidades, destinatarios, condiciones de publicación o alcance del consentimiento, Phoenix solicitará una nueva aceptación antes de conceder acceso a la galería restringida o permitir nuevas descargas.

24. Declaración de consentimiento

Al marcar la casilla correspondiente, el titular declara que:

Ha leído y comprendido esta política.
Conoce qué datos serán tratados y para qué finalidades.
Autoriza el tratamiento de su imagen y sus datos personales en los términos informados.
Comprende las condiciones de acceso, visualización y descarga.
Conoce que determinadas fotografías pueden incorporarse a la galería pública con la marca de agua de Phoenix, siempre que exista base jurídica suficiente para todas las personas identificables.
Conoce los mecanismos para revocar su consentimiento, solicitar el retiro de una fotografía y ejercer sus derechos.

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